Как бюджетно организовать и украсить рабочее место: идеи, примеры и ошибки

Этика делового общения с клиентами

Все люди любят вежливые и корректные беседы. Даже между близкими друзьями должна быть обходительность в общении.

Деловая этика – отличный способ эффективного взаимодействия с коллегами и окружением. Особенно это касается работы. При уважительном обращении к кому-либо вам отвечают тем же. Доброжелательный тон и вежливое приветствие менеджера настраивает покупателя на позитивное отношение к компании, где работают такие продавцы. Установив контакт, вам нужно сделать презентацию продукта, ответить на вопросы потребителя и выяснить его особые запросы. Человек будет доволен таким обслуживанием, а вы получите лояльного клиента в будущем.

Вежливость как основа делового этикета входит в особенности общения с клиентом. Она должна присутствовать в манерах, в голосе, в поступках, в обращении с людьми. Если посетитель видит уважительное отношение, он отмечает для себя эту компанию как приличную организацию с воспитанным персоналом.

Как проявлять почтение к окружающим? Используйте для этого интонацию, ровный тон голоса и демонстрацию внимания (эмпатическое слушание). В процессе диалога не смотрите по сторонам, отвлекайтесь на коллег. Необходимо погрузиться в разговор, уловить смысл сказанного вашим собеседником, понять его желания и дать ответы на вопросы.

Представьте себя в роли потребителя, чтобы построить правильный формат беседы. Человек должен усвоить все, что он услышал, и получить удовольствие от общения с вами. Задача менеджера – вести себя с клиентом так, чтобы получить зеркальный ответ – согласие покупателя на сделку.

Ни в коем случае нельзя переходить на повышенный тон. Даже если человек спрашивает одно и то же несколько раз. Или вы долго искали для него товар и вышли из себя. Конечно, покупатель оскорбится и потеряет интерес к компании. Бывают и такие посетители, которые умышленно заводят продавца, как говорится, «чисто для прикола». Если почувствовали подобный подвох, проигнорируйте такого шутника.

Чего еще не терпит общение с клиентами компании, так это пререканий, прерываний и незаконченных бесед. Что делать? Просто вовремя закройте рот, создайте тишину и выслушайте человека. Или спросите то, что вас интересует, и дождитесь полного ответа, пусть собеседник выскажется до конца.

Не каждый менеджер учтив и вежлив от природы или умеет это делать виртуозно. Поэтому для прямых продаж работодатель выбирает те кандидатуры, которые владеют обходительностью в совершенстве. Все остальные продавцы проходят тренинги для изучения делового этикета и отработки навыков коммуникации.

Изучите сильные и слабые стороны партнера

Даниэль Гальпер, CEO и основатель Grow Food

Уделите время тщательной подготовке. Вы должны четко представлять, с каким человеком вам предстоит вести переговоры: знать сильные и слабые стороны оппонента, его поведение в ходе встречи и ситуаций, когда переговоры заходят в тупик.

В этом могут помочь соцсети, выступления на конференциях и в СМИ, плюс какие-то инсайты. До начала встречи коротко и емко расскажите о своем бизнесе, достижениях, перспективах роста компании.

Нашего первого инвестора, Александра Бородича, например, я очень долго уговаривал в Facebook встретиться. Потом мы, наконец, встретились в баре — отлично пообщались, а после — получили ангельские инвестиции. Теплые, дружеские отношения всегда работают эффективнее.

Как правильно подготовиться к встрече с партнерами

Обозначьте главную цель, подцели и задачи, которые вы планируете достигнуть в ходе переговоров.

Вы должны четко понимать, какой результат будет считаться хорошим, а какой плохим в результате проведения общения. Лучше, если оба варианта будут зафиксированы на бумаге.

Уделите значительное время изучению своего оппонента. Вы должны знать все его сильные и слабые стороны. Вам может помочь мониторинг социальных сетей, записи выступлений, чтение публикаций, обмен мнениями с коллегами.

Определите стратегию. В зависимости от ситуации их может быть несколько:

– Нацеленность на победу. Вы планируете вести жесткие переговоры, в любом случае отстаивать собственную позицию, не готовы идти на компромисс.Скорее всего, Вы ожидаете, что противник значительно слабее, или находится в невыигрышной ситуации. Вы должны детально проработать все возможные возражения и аргументы противника и знать, как на них реагировать.

– Компромисс. Вы готовы на сотрудничество

Вам важно, чтобы и Вы достигли своих целей, и партнер также остался доволен достигнутыми договоренностями. Подумайте, чем Вы можете пожертвовать для того, чтобы достичь консенсуса

– Ничья. В этой ситуации, скорее всего, результат не будет достигнут. Каждая сторона будет играть мускулами и показывать свою силу. Доказательство статуса-кво – тоже результат.

– Проигрыш. Вы сознательно готовы проиграть. Такая стратегия также может быть целесообразной в некоторых ситуациях.

Всем известно, что произвести первое впечатление можно только один раз, поэтому продумайте, как вы будете выглядеть на встрече. Ваш внешний вид – опрятность, соответствие одежды месту встречи и теме переговоров, удобство – все это будет влиять на восприятие вас как партнера.

Если вы ранее не были знакомы с участниками встречи, продумайте, как вы будете представлять себя и компанию. Это должна быть краткая, лаконичная, но содержательная информация по существу.
Если вы проводите переговоры в составе делегации, убедитесь, что вы выступаете как одна команда, и все участники в равной мере хорошо подготовлены и владеют необходимой информацией.

Этапы деловых встреч

Обычно любая встреча подразумевает реализацию четырех обязательных этапов:

уточнение точек зрения, позиций сторон;
обсуждение и аргументация выраженных взглядов. На этой стадии обычно проявляются конфликты и борьба интересов;
достижение компромисса, согласование позиций, приход к соглашению по каждому обсуждаемому вопросу;
анализ результатов и выполнение договоренностей. Этот этап отдален от остальных по времени.
- обеспечение профессионального общения специалистов одной сферы;
- коллективный поиск и разработка рабочих замыслов;
- поддержание контактов;
- координирование действий, контроль над реализуемыми проектами;
- поддержка деловой активности.

Подготовка к переговорам

Залог успешных переговоров – тщательная подготовка к ним. Она включает в себя следующие действия:

сбор и анализ данных, которые потребуются во время переговоров. Это данные по условиям сделки, например, потребности клиента, планируемый объем заказа, особенности продукта. А также это информация о самом клиенте, которая позволит наладить с ним эмоциональную связь во время переговоров;
составление плана переговоров, разбивка встречи на этапы;
определение средств ведения переговоров, подготовка документации, видео-презентации, каталогов.

Сбор данных

Обычно еще до начала переговоров менеджер по продажам знает, кто именно будет представлять компанию-клиента. В рамках подготовки необходимо собрать информацию об этом человеке. Сначала следует изучить карточку клиента в CRM-системе

Важно освежить в памяти следующие нюансы:

чем занимается компания, какой у нее оборот – это важно, так как помогает спрогнозировать финансовые возможности компании и предложить адекватный по стоимости продукт;
кто принимает решение о сделке – в идеале именно это лицо должно присутствовать на переговорах;
история общения, записи звонков, переписки – в этих архивах содержится информация о критериях принятия решения;
история покупок, если клиент уже обращался к этому продавцу.

Также необходимо изучить персональные данные о тех людях, которые будут представлять компанию. Например, изучить их соцсети. Личные данные необходимы для подготовки к small-talk – короткому разговору на отвлеченные темы для создания дружелюбной атмосферы. Вот что можно обсудить в качестве small-talk:

новости компании – расширение, участие в конкурсах, благотворительных мероприятиях;
личные новости работника – отпуск, семейные мероприятия;
общественные мероприятия или новости города.

Кроме того, необходимо иметь представление о внешней среде – политической ситуации в стране, законах и нормативных актах, которые касаются сферы деятельности клиента.

Постановка цели

Следующая стадия подготовки к переговорам – постановка цели встречи и определение способов достижения цели. Следует использовать технику SMART. Правильная цель по этой технике должна соответствовать пяти параметрам:

конкретность;
измеримость;
достижимость;
релевантность;
ограниченность во времени.

Сформулировав цель встречи, необходимо прогнозировать ее результат. Здесь уместно использовать теорию полей интересов. Согласно этой теории, все переговоры сводятся к четырем результатам:

обе стороны проигрывают – это зона нулевого результата, когда переговоры заходят в тупик. Этого результата необходимо избегать, завести переговоры в тупик возможно только в том случае, если какое-либо соглашение повредит обеим сторонам;
продавец проигрывает, а покупатель выигрывает – зона отрицательного решения. Если менеджер допустил такой исход встречи, его компания понесет слишком большие издержки. Чтобы предотвратить негативный исход, необходимо заранее обозначить для себя границу, после которой нельзя заключать сделку на условиях клиента;
продавец выигрывает, а клиент проигрывает – итог встречи, которые выгоден для компании сейчас, но отрицательно скажется на ее репутации в будущем. Если менеджер допустил такой исход, значит, он ввел собеседника в заблуждение и продал ему невыгодный для него товар. Как только он осознает, что его обманули, то больше не вернется к этому продавцу. Таким образом, менеджер сведет к нулю вероятность повторных продаж;
обе стороны выигрывают – идеальный вариант окончания встречи. Чаще всего он достигается за счет взаимных уступок и дополнительных бонусов. При взаимном выигрыше клиент охотнее возвращается за новой покупкой и рекомендует продавца.

Работа с переменными торга

Менеджер уже понимает мотивы и потребности клиента, поставил себе цель по переговорам и готов пойти ему на уступки, чтобы добиться взаимного выигрыша. Теперь необходимо определиться, какие переменные торга важны для клиента и в чем продавец может уступить. Переменн торга существует пять:

цена;
качество продукции;
условия доставки;
предоставление рассрочки;
дополнительный функционал.

Кроме того, есть дополнительные переменные, которые важны для клиента – чувство комфорта и безопасности при использовании продукта, социальная ответственность, признание общества.

Необходимо к каждой переменной определить границы – те контрольные точки, за которые нельзя выходить. Но все, что внутри обозначенных границ, подлежит обсуждению. При необходимости менеджер уступит клиенту, чтобы добиться положительного окончания встречи.

Установите хорошее МФУ

Ricoh C260SFNw

Копировальная машина, принтер, сканер и факс, некогда занимавшие огромное пространство, давно помещаются в одно компактное МФУ (многофункциональное устройство). Оно скромно стоит в доступном для всех месте и тихо выполняет свою работу.

Выбирайте хорошее МФУ, которое не будет тормозить работу офиса и не сломается в первый месяц. Главное, чтобы невысокая цена устройства сочеталась с надёжностью и производительностью (особенно если сотрудники печатают действительно много).

Например, модель с цветной лазерной печатью Ricoh C260SFNw. Устройство умеет копировать документы в цвете и сканировать с двух сторон одновременно. Электронную копию многостраничного договора можно сделать за несколько минут. Копирование запускается одной кнопкой, что экономит время.

Эта модель МФУ поддерживает беспроводную печать, печать с любых мобильных устройств и отправку на них отсканированных документов.

Wi-Fi Direct, Mopria, Google Cloud Print, AirPrint и NFC для современного офиса давно стали нормой и синонимами эффективности, так что к этому просто нужно привыкнуть. С помощью этих технологий легко печатать со смартфона или планшета без использования компьютера.

Ricoh C260SFNw можно поставить вплотную к стене или в любую нишу. Фронтальный доступ даст возможность работать с ним в офисах, где мало места для размещения техники.

Выбирая МФУ, обращайте внимание на его характеристики. В современном офисе цветное печатное устройство с подобными функциями не роскошь, а необходимый инструмент для оптимизации работы и экономии времени

Табу, или Каких выражений следует избегать?

Нежелательное выражение
Правила общения по телефону
«Нет»
Это слово, особенно в начале предложения, «напрягает» собеседника, усложняет взаимопонимание. Несогласие желательно выражать корректно. Например, «Мы пойдем вам навстречу и заменим продукт, но вернуть деньги уже невозможно».
«Мы не можем»
Отказать клиенту сходу — значит отправить его к конкурентам

Выход: предложить альтернативу и обратить внимание в первую очередь на то, что возможно.
«Перезвоните», «Никого нет», «Все на обеде»
Потенциальный клиент больше не позвонит, а выберет услуги другой фирмы. Поэтому надо помочь ему решить проблему или договориться о встрече, пригласить в офис и т.д.
«Вы должны»
Следует избегать этих слов, используя более мягкие формулировки: «Лучше всего сделать…», «Для вас имеет смысл…»
«Я не знаю», «Я за это не отвечаю», «Это не моя ошибка»
Подрывает репутацию специалиста и организации

При недостатке информации лучше ответить: «Интересный вопрос. Можно я уточню это для вас?»
«Одну секунду подождите, я посмотрю (найду)»
Обман клиента, так как за секунду невозможно сделать дело. Стоит сказать правду: «Поиск необходимой информации потребует 2-3 минуты. Сможете ли вы подождать?»
«Я вас отвлекаю?» или «Можно вас отвлечь?»
Фразы вызывают негатив и усложняют общение. Данные вопросы ставят позвонившего человека в неловкую позицию. Предпочтительный вариант: «У вас есть минута?» или «Вы сейчас можете говорить?»
Вопросы «С кем я сейчас говорю?», «Что вам нужно?»
Фразы недопустимы, поскольку превращают переговоры в допрос и нарушают правила общения по телефону.
Вопрос «Почему…»
Собеседник может подумать, что вы ему не доверяете.

Советы для проведения эффективных договоров

В процессе переговоров менеджеры часто допускают одни и те же ошибки. Поэтому рекомендуется запомнить несколько советов, чтобы избежать их:

необходимо придерживаться правил этикета, избегать высказываний, которые могут принизить личность другого человека. Золотое правило – если нет твердой уверенности, что какие-то слова будут восприняты нормально, то лучше их не говорить;
не стоит игнорировать и пренебрегать мнением клиента. Даже если менеджер с ним не согласен, мнение нужно выслушать;
необходимо постараться «прочитать» мысли собеседника, чтобы предсказать его поведение в следующий момент;
если менеджер планирует задать много вопросов, необходимо предупредить об этом и объяснить свою цель. Когда человек оказывается «атакован» большим количеством вопросов, он чувствует себя неуверенно;
если в процессе обсуждения была неверно выделена главная мысль и разговор ушел в сторону, необходимо возвращать его в правильное русло. Менеджер имеет право управлять беседой, вежливо прерывать собеседника. Однако и клиент тоже может так сделать – в этом случае необходимо отреагировать спокойно;
не стоит поддаваться эмоциям

Если спокойствие покинуло клиента, необходимо обратить его внимание на это. Если нервничает сам менеджер, он должен сообщить об этом собеседникам, но спокойно и легко.

Как убедить собеседника

Наибольшую сложность представляет убеждение клиента в своей точке зрения. Есть несколько рекомендаций на этот счет. Во-первых, необходимо использовать аргументы в определенном порядке. Сначала нужно называть сильный аргумент, затем слабый и в конце самый сильный. Дело в том, что человек запоминает начало и конец монолога, именно в этих частях должно находиться что-то впечатляющее.

Во-вторых, можно использовать метод сократовских вопросов. Нужно задать клиенту три вопроса, на которые он ответит положительно. Затем необходимо задавать четвертый вопрос, ключевой. Если все сделано правильно, то и на него собеседник даст нужный ответ.

В-третьих, можно отслеживать жесты и мимику клиента, чтобы незаметно повторять их. Так получится быть с ним на одной волне. Он охотнее согласится с аргументами. Если от лица компании-клиента на переговоры пришло несколько человек, то фиксировать невербальные сигналы нужно у лица, которое будет принимать решение.

Как составить список канцелярских товаров для офиса

Широкий ассортимент канцтоваров затрудняет выбор. Полки магазинов пестрят разнообразием и интересными товарами. Если не продумать покупку заранее, то есть риск приобрести лишнее и забыть о главном

Для составления списка канцтоваров для офиса необходимо обратить внимание на следующие моменты:

1. Численность организации. От этого зависит количество закупаемых товаров. В маленькой компании перечень необходимого составить легче, так как работники общаются между собой. Но на крупном предприятии рассчитать потребность в офисных принадлежностях сложнее. В таком случае выгоднее и быстрее приобретать товары оптом.

2. Номенклатура канцелярии. Пункты списка зависят от специфики отдела. Например, секретарю в офисе понадобятся такие товары, как бумага для принтера, ножницы, лотки и папки для документов, файлы, набор письменных принадлежностей и другие мелочи. А программисту или seo-специалисту будет достаточно блокнота, стикеров и ручки.

3. Организационные моменты. Необходимо учитывать проведение совещаний, планерок и презентаций. Здесь понадобятся доски, маркеры, указки, ватман и магниты. Поэтому стоит продумать оптимальный набор в зависимости от специализации офиса.

4. Индивидуальный подход. Сотрудники, проработавшие долгое время, ознакомлены со спецификой каждого отдела. Они уже знают определенных трудящихся, потребности которых нарушать нельзя. Иначе может снизиться производительность офиса.

5. Дополнительные мелочи. Канцтовары должны упрощать работу. Нужно, чтобы ими было приятно пользоваться и не отвлекаться на организационные вопросы.

Разобравшись во всех нюансах составления списка необходимой канцелярии для офиса, ответим, какие бывают виды канцелярских товаров и что к ним относится.

Microsoft Office

Платформы: Windows, macOS, Android, iOS, веб.
Цена: 5 199 рублей или от 269 рублей в месяц.

Универсальный набор приложений для работы с текстовыми файлами (Word), таблицами (Excel), презентациями (PowerPoint), почтой (Outlook), заметками (OneNote) и другими типами документов. Первая версия Microsoft Office увидела свет 27 лет назад, но благодаря постоянному развитию этот продукт до сих пор остаётся одним из самых востребованных на рынке.

Программы из пакета Microsoft Office объединяют в себе мощную функциональность и удобство использования. Поэтому отлично подходят для создания и редактирования офисных документов любой сложности. Плюс ко всему они интегрированы с облачными сервисами Microsoft: вы можете получить доступ к файлам на любом устройстве и работать над общими документами совместно с другими людьми.

Microsoft Office выходит далеко за пределы базовых функций. Например, для удобной работы с текстом в Word есть встроенный переводчик и функция распознавания речи, которая печатает надиктованные пользователем слова. А OneNote умеет распознавать текст на снимках.

Подсчеты и экономия

Во сколько обойдется обустройство офиса на десять человек?

Аренда помещения из расчета 6 кв. м на человека, место для переговоров, руководителя и отдыха, служебные помещения – порядка 120 кв. м. Из расчета 1000 руб./кв. м = 120 тыс. рублей/мес.
Простой ремонт помещения (покраска и зонирование): 120 кв. м х 1500 рублей = 180 тыс. рублей.
Мебель (одно рабочее место) – в среднем, 4,5 тыс. рублей, а также мебель для переговорной и зоны отдыха (примерно 90 тыс. рублей).
Оборудование – полный комплект порядка 400 тыс. рублей.

Как сэкономить на аренде и обустройстве офиса?

Выбирайте помещение не в центральном районе и не на центральных улицах. Порой, на соседнем небольшом переулке стоимость аренды может существенно отличаться. Не забудьте уточнить, что входит в стоимость аренды, иногда дополнительные сборы вроде уборки, охраны, коммуналки и парковки вдвое увеличивают указанную цифру.
Применяйте системный экологичный подход, устройство «зеленого офиса» с максимальным ресурсосбережением: экономия воды, света, электричества. Организуйте пространство по системе open space, это также поможет экономить средства на коммуналке и расходных материалах.
Покупайте готовую мебели, а не на заказ, а также б/у у разорившейся компании или крупной фирмы, которая меняет дизайн. То же самое можно применить к оборудованию – главное, найти специалиста, который до покупки проверит его работоспособность.
Используйте по возможности аутсорсинг и фрилансеров, это позволит сэкономить на организации рабочего места, молодой компании не обязательно содержать своего юриста, бухгалтера или дизайнера.
Сдавайте свободные офисные пространства в субаренду или найдите другую молодую компанию, которой также нужен офис, – вместе арендовать дешевле.

Открывая офис, подумайте, как соблюсти баланс комфорта и экономии, чтобы вашим сотрудникам хотелось каждое утро приходить на работу, но при этом вы сами не разорились на его обустройстве. Настраивающий на работу цвет, удобная мебель, необходимое оборудование – все это важные составляющие офисного пространства, однако благодаря развитию технологий и уменьшению бумаг появилась возможность отказаться от громоздких шкафов и оставить больше свободного пространства для отдыха и творчества.

Как отличается подход представителей разных поколений к построению карьеры

Х (1963-1983 годы рождения) — трудолюбивое поколение. Эти люди строят карьеру, хотят развиваться и расти в одной компании, не ленятся работать, если чувствуют стабильность и видят возможности для профессионального роста. Таких сотрудников не нужно постоянно контролировать, они знают, как справляться с нагрузкой и выполнять работу, не срывая дедлайны. «Иксы» готовы адаптироваться к новым условиям, поэтому способны работать в технологичных компаниях. При этом они более консервативны, чем поколение Y, поэтому смогут поддерживать в компании строгую трудовую этику и помогать миллениалам окунуться в корпоративную среду.

Y (1983-2000 годы рождения) — миллениалы, «свободное поколение». Они росли в период технологического прогресса, поэтому лучше адаптируются к переменам. На «ты» с гаджетами и интернетом, быстро работают с информацией, любят учиться. Их привлекают компании, которые ценят личное время сотрудников, помогают развиваться в разных направлениях и приветствуют неформальный подход к работе

Таким сотрудникам важно не только то, чем они будут заниматься, но и то, как будет выглядеть их рабочее место. Пока старшее поколение дорожит фиксированным графиком и признает строгий дресс-код, «игреки» ищут компании, идущие в ногу со временем и допускающие свободу действий

Для людей этого поколения комфортный офис — место, где они могут сочетать работу и отдых.

Z (рожденные после 2000 года) — поколение «взрослых детей». Самые молодые сотрудники в компании. Они не понимают, как можно сидеть в офисе с 9 до 18

Чтобы удержать их в компании и, конкретно, в офисе, важно создать такие условия, чтобы работа приносила удовольствие. Поколение Z хочет не только много зарабатывать, но и посвящать свое время интересным проектам с большой зоной ответственности

Делать это они хотят в нестандартном офисе, который будет их вдохновлять. Поэтому таких сотрудников не удастся удержать в сером офисе с кучей жестких правил.

Офисные профессии – список тех, кто работает в кабинетах

Словосочетанием «офисные профессии» очерчивается круг должностей, которые предполагают работу в управленческих или служебных отделах и структурных подразделениях компаний и предприятий. При этом они могут относиться к разным сферам деятельности. Расскажем, кого причисляют к таким работникам.

Словосочетание «офисный работник» мы слышим довольно часто, это вовсе не название профессии. В эту условную категорию входят разные специальности. Объединяет их лишь одно – рабочая среда – административные департаменты любых предприятий и организаций. Секретари, менеджеры, операторы, ассистенты и помощники руководителя, документоведы, архивариусы – все это профессии в офисе.

Название	Общий рейтинг профессии	Средняя заработная плата*	Востребованность**	Конкуренция**	Входной барьер**	Перспективы**
Секретарь	55	25 000	83	32	21	44
Документовед	56	20 000	72	52	48	45
Делопроизводитель	47	25 000	52	45	72	51
Архивариус	40	15 000	43	44	72	35
Администратор	70	20 000	82	88	35	48

* — по данным Федеральной службы государственной статистики за 2020 год.

** — экспертная оценка редакции портала по шкале от 0 до 100. Где 100 — максимально востребованная, наименее конкурентная, с низким входным барьером по знаниям и доступности их получения и наиболее перспективная, а 0 наоборот.

Если вы уже определили для себя, что хотите работать в комфортных условиях, в тепле, сидя за столом, ознакомьтесь с офисными профессиями. Их достаточно много, и у каждого специалиста определенный круг обязанностей.

В разделе содержатся детальные описания профессий, связанных с офисной работой. Эта информация обязательно вам пригодится и поможет с выбором будущей специальности.

Офисные сотрудники – это не только те, кто управляет документооборотом, работает с информацией и отвечает за коммуникацию. К этой категории также относятся те специалисты, которые обеспечивают всю жизнедеятельность компании. Итак, кто сегодня работает в офисе? В список классических офисных профессий входят:

офис-менеджер;
помощник руководителя;
секретарь-референт;
делопроизводитель;
администратор;
специалист call-центра.

Кстати, от работы тех, кого иногда пренебрежительно называют «офисным планктоном», во многом зависит уровень качества управления бизнесом, а значит, успешность и имидж компании. Недаром секретаря считают лицом фирмы. И речь не только о презентабельном внешнем виде сотрудника, занимающего эту должность, но и о его эффективности, самостоятельности, надежности, ответственности, дисциплинированности.

Представитель любой «кабинетной» профессии должен иметь хотя бы базовые знания об офисных системах, в совершенстве владеть технологиями администрирования, знать азы управления и уметь взаимодействовать с другими людьми.

Технический прогресс диктует свои условия, да и конкуренты не дремлют. Стремясь не отставать от общих тенденций, бизнес сегодня частично ушел в Интернет. Например, продвигать товары и услуги, подбирать персонал или проводить финансовые операции гораздо удобнее и быстрее через Глобальную сеть. Это значит, что современному офисному работнику приходится дополнительно осваивать новые навыки и инструменты работы в цифровой среде.

Вакансии офисного типа востребованы благодаря универсальности большинства из них. К примеру, секретарь и бухгалтер нужны почти везде. Помимо этого, офисная работа – неплохой старт для дальнейшего карьерного роста и развития. Достигнув верхней ступеньки лестницы в своей сфере деятельности и обогатившись опытом, всегда можно попробовать себя в чем-то другом. Например, в продажах и продвижении товаров и услуг.

Деловой разговор по телефону. Пример

Вариант 1

Руководитель: Центр «Сателлит». Добрый день.

Секретарь: Добрый день. Союз потребительских обществ. Морозова Марина. Я звоню по поводу проведения конкурса.

Р: Александр Петрович. Слушаю вас.

С: Есть ли у вас возможность предоставить нам зал на 120 – 130 человек с 15 по 21 марта?

Р: Да. Вы можете забронировать конференц-зал на 150 мест.

С: Спасибо. Это нас устроит.

Р: Тогда будет необходимо выслать нам гарантийное письмо.

С: Хорошо. По почте с извещением можно отправить?

Р: Да, но идти будет дня три.

С: Это долго.

Р: Вы можете выслать его с курьером.

С: Значит, так и сделаем. Благодарю вас за информацию. До свидания.

Р: Всего доброго. Будем рады сотрудничеству.

Деловой разговор по телефону. Пример 2

Менеджер: Здравствуйте. Я бы хотел переговорить с Иваном Сергеевичем.

Директор выставки: Добрый день. Я вас слушаю.

М: Это Балуев Владимир, менеджер компании «Макси Строй». Я звоню по поводу переговоров, чтобы уточнить расценки.

Д: Очень приятно. Что конкретно вас интересует?

М: Выросла ли стоимость экспозиционного квадратного метра?

Д: Да, выросла. Один квадратный метр в павильоне с 1 сентября стоит шесть тысяч рублей, а в открытой экспозиции – три тысячи.

М: Ясно. Благодарю за информацию.

Д: Пожалуйста. Если у вас возникнут вопросы, звоните.

М: Спасибо. Обращусь при необходимости. Всего доброго.

Д: До свидания.

Комфортное пространство

Эффективное рабочее пространство должно быть комфортным и функциональным, настраивать на рабочий лад

Если в помещении под офис предстоит делать ремонт, то стоит обратить внимание на цветовую гамму, ведь она влияет на психоэмоциональное состояние человека. Скучные серые и темные краски в полуподвальном помещении без окон вряд ли кого-то настроят на продуктивную работу, лучше использовать теплые светлые оттенки

Кремовый, желтый, оранжевый – цвета оптимизма, энергии, энтузиазма, которые заряжают желанием больше трудиться; фиолетовый настраивает на творческий лад, помогает снять стресс, но неуместен там, где нужно принимать быстрые решения

Зеленый хорош, если нужно напрягать внимание и зрение, успокаивает нервы. Для бухгалтеров и IT-специалистов подойдет синий

При этом немаловажна и яркость цвета. Не стоит перебарщивать с насыщенными оттенками, так как они могут раздражать к середине рабочего дня, поэтому лучше использовать яркие детали и акценты, чтобы сотрудники не засыпали.

Далее следует подумать об организации офисного пространства, которое эффективно разделить на несколько основных зон: входная зона, рабочее пространство, место переговоров, кабинет руководителя, служебные помещения и территория отдыха. В среднем, на одного человека должно приходиться около шести квадратных метров помещения. Что касается рабочего пространства, то сейчас компании предпочитают открытый тип (open space), который позволяет экономить на ремонте, потреблении энергии, установке коммуникаций и систем кондиционирования, помогает легко контролировать всех сотрудников.

Такой вариант отлично подойдет отделу продаж, специалистам по техподдержке и обслуживанию клиентов, дизайнерам и архитекторам. А вот руководителей и бухгалтеров лучше посадить в отдельные помещения, так как большое количество народа создает шум и может отвлекать, если в обязанности работника входят анализ и сложные подсчеты. Ощущение уединенности в общей зоне помогут создать перегородки или экраны. В концепцию «открытого пространства» также вписываются бенч-системы – объединенное рабочее место из 4-6 столов с общей рамой. Это хороший способ сэкономить.

Не стоит пренебрегать созданием отдельного места для переговоров, это может быть специальная комната или звукоизолированная зона прямо в open space. В современном офисе должно быть и место для отдыха сотрудников. Такая обстановка не только расслабляет и делает рабочую атмосферу более комфортной, но часто приводит к решению трудных задач и разработке нестандартных идей. Легкая и свободная атмосфера особенно важна в творческом процессе, поэтому, если площадь позволяет, сделайте работникам мини-оранжерею, кофейню, зону релакса с массажным креслом или активностями, тогда мало кому захочется убегать с работы домой.

технологии эффективного влияния в общении

Современные переговоры не обходятся без использования методов влияния на оппонента. Если человек умеет пользоваться манипулятивными техниками правильно, это повышает его конкурентоспособность и успешность в разы. Особенности технологий влияния в том, что они:

Используются неявно, причем маскируется и сам процесс влияния, и его цель.
Действуют на такие очень личные стороны оппонента, как его привычки, модели поведения, увлечения, предметы гордости и огорчения. Словом, все то, что активируется рефлекторно, подсознательно.
Используют триггеры, которые срабатывают как спусковой крючок, человек входит в определенное состояние, в процессе которого манипулятор побуждает жертву к определенному действию

На самом деле все просто

Часть клиентов уже пользуются продуктом или услугой, аналогичными тому, что вы хотите предложить, и их все устраивает. Единственное, что, по мнению большинства экспертов, может оторвать такого клиента от поставщика, с которым он уже сотрудничает, – это более выгодная цена.

Вы должны понимать: если клиент избегает встречи, скорее всего, он банально ждет «удивительного» по стоимости предложения. Попробуйте оптимизировать эту часть своего коммерческого предложения, и, вполне вероятно, вы сумеете наконец с ним встретиться.

Другая категория заказчиков – потенциальные. Разница с предыдущим типом в том, что такой клиент готов рассмотреть возможность смены поставщика, так как действующий в чем-то его не устраивает. Очевидно, что работать с этой группой намного легче, так как существует целый ряд позиций, по которым может быть скорректировано ваше предложение. Сюда могут быть отнесены:

Цена продукта/услуги.
Условия и время поставки.
Наличие дополнительных бонусов.

Все, что нужно сделать, – понять ключевую потребность такого клиента и сделать ему предложение, которое полностью его удовлетворит.

Еще одна распространенная проблема, которая может влиять на нежелание потенциального или предполагаемого заказчика встречаться с вами, – это неправильная стратегия. Возможно, ваше коммерческое предложение, несмотря на всю очевидную выгоду, не «цепляет». Либо это вы не совсем верно выстраиваете линию деловой беседы. Подумайте над этим и внесите необходимые корректировки. Может, именно этот шаг приведет вас к успеху.