Как правильно организовать офисный переезд?

Мувинговые услуги включают в себя:

• подготовку к переезду;
• разборку мебели и сложных конструкций;
• упаковку предметов (а также, по необходимости) маркировку боксов;
• перевозку и, если необходимо, подъем коробок;
• сборку мебели, подключение техники;
• уборку (по желанию).

Ключевой момент в смене места — планирование. Поэтому первым этапом является оценка, после которой будет составлена смета. Как правило, оценка на местах производится бесплатно.

Несколько советов перед началом:

Чтобы не прерывать трудовой процесс, отложите перевозку на вечернее время

Тогда к следующему рабочему дню техника и документы уже будут на новом месте.
Старайтесь не заказывать машину «на вырост», то есть большего объема: лишнее пространство в грузовом автомобиле потребует дополнительных мер предосторожности, чтобы мебель и оборудование не двигались при транспортировке.
Договоритесь об уборке помещения, которое ваша компания занимала раньше. Это позволит сохранить хорошие отношения с предыдущим арендодателем.
Чтобы организовать офисный переезд недорого, часть работ (например, маркировку и подключение оборудования) можно оставить за собой

Срочный переезд увеличивает ставку, так что лучше планировать перевозку заблаговременно.
Попросите всех сотрудников маркировать коробки. Это поможет быстро разобрать боксы и сэкономить время на новом месте.После такой подготовки будет проще начать офисный переезд по Санкт-Петербургу или за пределы города
Если грядущие перемены все еще смущают, обратите внимание на комплексную перевозку. В этом случае все заботы от А до Я лягут на плечи мувинговой компании
Вам останется только утвердить смету и показать, как расставить предметы на новых местах.

Особенности офисного переезда

Одной из сложностей при организации переезда офиса — это перевозка архивной документации. За время работы компании в архиве накапливается огромное количество бумаг

Важно спланировать, куда будут размещаться архивные документы. Самое удобное расположение -это цокольный или первый этаж

Организовать переезд офиса с архивом, рабочими документами, вещами и мебелью нужно очень детально.

Размещение архива на первом этаже имеет ряд преимуществ. Трудозатраты на размещение архива будут значительно ниже, чем при размещении на втором или этажах выше. Особенно при отсутствии лифта. Вновь поступающие архивные документы будет легче складировать, а документы требующие утилизации легче утилизировать.

Если размещение архива на первом этаже невозможно, то важно найти максимально удобное место. Отсутствие лифта для подъема документации увеличивает стоимость работ в 2 раза

Наличие длинных коридоров более 50 метров так де увеличивает стоимость работ.

Рассмотрим первый сценарий, под громким название «Самостоятельный офисный переезд».

Как показывает практика, это самый настоящий цирк. Так как все пытаются чем-то помочь один одному. Все начинается с того, что руководство компании доносит информацию о предстоящих переменах. Работа как говориться полностью останавливается и коллектив собирается для обсуждения данной новости и строения планов. Опытные работники как правило уже заранее знают, что все построенные планы не воплощаются, так как ни раз они сталкивались с переездами. Но все же они поддерживают дискуссию с коллективом, в основном для разнообразия повседневной офисной жизни работников.

Самым значимым и наиболее интересным эпизодом является осмотр нового рабочего места, то есть самого нового офиса. Первоначально в коллективе проходит мнение, что если руководство выбрало данное помещение и одобрило его, то заниматься повторным осмотром не имеет никакого смысла. После чего коллектив принимает решение отправить кого-либо посмотреть куда и как будет размещено оборудование. Но как правило таких желателен набирается большое количество. Впрочем, весь коллектив не в силах оставить офис и сразу поехать на новое место прописки, так как должна быть осуществлена видимость работы. Помимо видимости работы требуется тщательно обсудить дальнейший переезд. А вот здесь и самое интересное, все будут пытаться поехать в одиночку и придумывать различные оправдания. 

Так как переезд -это всегда хаос, так не будем про это многое писать. Все с этим сталкиваются, в итоге получают различные потери. Теряют все, от мелких деталей таких как ручки, какие- либо документы, так и более крупные, вплоть до офисного оборудования.

Наши цены на переезд офиса

Наши цены прозрачны, а тарифы не меняются в процессе работы. Вы не услышите от нас слов: «цена от. », при понятном для нас объеме работ мы всегда назовем Вам реальную и доступную цену.

Заезд в центр Москвы (ТТК) оплачивается отдельно —

Компания «Лоу Кост Переезд» предлагает свои услуги в организации и проведении офисного переезда любой сложности, объема и продолжительности. При проведении офисного переезда наши сотрудники быстро и аккуратно упакуют личные вещи сотрудников и разберут и подготовят мебель для перевозки. Наше предложение в данном классе переездов звучит как «офисный переезд недорого»

Если Вам действительно важно перевезти офис качественно и максимально дёшево — наша компания, пожалуй, единственная которая сможет Вам помочь

Стратегия компании построена на взаимозаменяемости и универсальности всех наших сотрудников. Минимизация Ваших расходов — основной принцип работы нашей компании. Расходы бывают запланированные и незапланированные.

Наша главная задача заключается в оптимизации запланированных расходов и сведении к минимуму возможности появления незапланированных.

Закажите у нас переезд офиса с грузчиками с перевозкой всего офисного имущества. Работаем с хрупкими, дорогими, тяжелыми предметами мебели, оргтехникой, сейфами и серверным оборудованием.

Если Вас до сих пор пугают переезды из-за транспортировки огромного количества вещей, мы готовы помочь. Нашли новый офис, в котором сможете выйти на новый уровень обслуживания клиентов, он кажется Вам более просторным и комфортным? Тогда пришло время переезда. «Новоселье» — это современная мувинговая компания с гарантией сохранности ваших вещей.

3 причины заказать офисный переезд недорого:

1. Бережное отношение к Вашим вещам. Все предметы интерьера, оборудование, мебель будут доставлены без единого повреждения. Команда профессиональных грузчиков не допустит ошибок. Даже самые хрупкие вещи останутся невредимыми.

2. Финансовая прозрачность. Воспользуйтесь калькулятором предварительного расчета стоимости услуги на сайте и получите подробную смету при заключении договора. Мы не обманываем своих клиентов, которые возлагают на нас ответственную задачу. Никаких переплат и дополнительных комиссий.

Перевозка офиса с грузчиками в Москве: перечень услуг

• профессиональный выбор упаковочных материалов, чтобы транспортировать вещи из офиса без повреждений; • погрузка имущества. Опытные грузчики постоянно проходят инструктаж и совершенствуют свои навыки; • перевозка груза в специально оборудованном транспорте; • разгрузка имущества, занос в помещение, расстановка мебели по желанию клиента; • отчет о проделанной работе.

Профессиональные офисные переезды: срочные перевозки без проблем

При расчете предполагаемой стоимости Вы можете воспользоваться онлайн калькулятором или обратиться к консультанту по номеру +8 (495) 646-03-39. На стоимость влияют объемы, количество вещей, их вес. Итоговую цену представитель нашей компании огласит после оценки масштабов переезда. Мы приедем в ваш офис и уже на месте составим смету. Только после этого Вы решаете, подписывать ли договор. После подписания договора стоимость работ не меняется.

Мувинговая компания имеет расширенный автопарк, где всегда найдется транспорт для перевозки крупногабаритного груза.

Если Вы выбираете опытных специалистов в сфере переездов, обращайтесь в «Новоселье». Мы готовы пойти Вам навстречу, соблюдая сроки и пожелания.

Особенности офисного переезда компании

Тот, кто сталкивался с подобным событием, прекрасно знает, насколько важно тщательно спланировать каждый свой шаг, ведь никто не хочет растягивать на несколько дней офисный переезд. Все хотят осуществить эту процедуру срочно и недорого

Именно поэтому при переезде должны быть соблюдены следующие условия: оперативность, безопасность перевозки, надёжность транспорта, высокий уровень обслуживания. И, безусловно, важным вопросом является стоимость грузоперевозки. Любая компания стремится уложиться в отведённый для этих целей бюджет.

Услуга офисный переезд состоит из подготовки к перевозке столов, кресел, шкафов, документов и техники, документов, их доставку на новое место и последующее размещение в новом офисе. От правильной и компактной упаковки необходимых для работы вещей зависит безопасность и скорость их транспортировки в другое помещение.

Осуществить грузоперевозки можно разными способами: на своем личном транспорте или транспорте сотрудников компании, либо с помощью транспортных компаний. О том, как найти грузоперевозчика, я рассказывал в статье Грузоперевозки по Украине – популярные сайты грузоперевозок. Практически каждая компания-перевозчик способна предоставить для доставки офисных вещей свои транспортные средства. Как правило, это будут старые добрые Газели.

И.В. СТЮФЕЕВА

Стюфеева Ирина Викторовна, юрист.

Практически каждая компания рано или поздно меняет место своего нахождения. Причины переезда у всех разные: одни компании расширяются, ищут более комфортные условия для работы, другие — подыскивают более экономный вариант, порой переезжая даже на окраины городов. А сотрудникам остается только либо согласиться работать на новом месте, либо распрощаться с компанией. Какие действия должен предпринять работодатель, чтобы грамотно оформить кадровые документы при переезде? Следует ли для переезда получать согласие сотрудника?

Чтобы грамотно ответить на данные вопросы, следует заглянуть в трудовой договор и посмотреть, как именно в нем указано одно из обязательных условий договора — место работы сотрудника. В зависимости от практики, принятой у каждого работодателя, условие о месте работы может быть сформулировано по-разному. В действующем законодательстве нет разъяснения, что следует понимать под местом работы и нужно ли при закреплении в трудовом договоре этого условия указывать конкретный адрес, по которому будет работать сотрудник. Поэтому на практике кто-то указывает только город, кто-то указывает полностью конкретный адрес офиса, где трудится сотрудник.

Однако что касается работников, принимаемых на работу в филиал, представительство или иное обособленное структурное подразделение организации, расположенное в другой местности, то в трудовом договоре обязательно обозначается место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.

То, как именно указано место работы в договоре, является принципиальным моментом. Так, если в договоре указан только населенный пункт без уточнения улицы, номера дома и офиса, то согласия на перевод сотрудников на новое место в пределах этого населенного пункта не требуется.

Иная ситуация складывается, если место работы конкретизировано с точностью до адреса либо указано структурное подразделение. В этом случае перевести работника на новое место работы в соответствии со ст. 72.1 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) можно только с его письменного согласия, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2, ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ, а именно: в случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, голода, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, а также в случаях простоя (временной приостановки работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера), необходимости предотвращения уничтожения или порчи имущества либо замещения временно отсутствующего работника, если простой или необходимость предотвращения уничтожения или порчи имущества либо замещения временно отсутствующего работника.

Срок перевода в вышеуказанных случаях — до одного месяца.

И конечно же, письменное согласие работника на его перевод необходимо, если компания переезжает в другую местность. Под другой местностью в соответствии с п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» следует понимать местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта.

Фактически при переезде организации по адресу иному, чем указано в трудовом договоре, либо в другой населенный пункт изменяется одно из существенных условий трудового договора — место работы. Для многих сотрудников, особенно в крупных городах, место нахождения офиса является важным аспектом, т.к. мало кто захочет каждый будний день тратить на дорогу до работы и обратно много времени. Поэтому перед переездом нужно получить от работников письменное согласие на их перевод либо письменный отказ.

С теми работниками, которые согласятся на такие изменения, необходимо заключить дополнительные соглашения к трудовому договору, в которых указать новое место нахождения организации. С остальными сотрудниками трудовой договор прекращается по основанию, предусмотренному п. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Основные этапы офисного переезда

Следует отметить, что переезд офиса включает в себя несколько этапов:

Первый этап состоит в определении фронта работ. Необходимо учесть перечень и свойства перевозимых вещей. Это позволит правильно подобрать необходимые с точки зрения безопасности перевозки упаковочные материалы. Далее следует тщательно упаковать документы и вещи, маркируя их в соответствии с типом и сферой применения.

Второй этап заключается в демонтаже офисной мебели и оборудования, а также их подготовку к перевозке. К примеру, компьютеры и оргтехника требуют особо бережного обращения, поэтому их следует упаковывать в специальные контейнеры, чтобы их доставить в целости и сохранности. Теперь переходим к личным вещам сотрудников. Их необходимо упаковывать в индивидуальные короба, на которых следует обязательно наклеить стикер с указанием ФИО сотрудника и номера кабинета. При офисном переезде растения желательно упаковать в картонные короба. Их транспортировка требует обязательного учета температурного режима. Перевозка мебели – это тоже ответственный момент, о котором я описывал в предыдущей статье.

Третий этап – транспортировка. Здесь важна оперативность. Грузовой автомобиль должен быть подан в четко оговоренное время. По приезду его должны начать загружать. Многие компании предлагают услуги грузчиков, которые быстро и грамотно выполнят все погрузочно-разгрузочные моменты. Естественно, работа грузчиков оплачивается по отдельному тарифу. Водитель должен иметь при себе всю необходимую документацию – заполненные путевой лист и ТТН.

Четвертый этап — разгрузка, подъем вещей на соответствующий этаж, а также распаковка. Согласно договору, грузчики транспортной компании могут также выполнить монтаж офисной мебели и размещение в новом помещении оборудования.

Как видим, в офисном переезде нет ничего сложного. Главное, действовать слаженно и четко!

Выбор перевозчика

Несмотря на то, что сегодня выбор профессиональных компаний, которые занимаются грузоперевозками, довольно широк и разнообразен, сделать его бывает не так просто

Выбирая компанию-перевозчика, надо обращать внимание на ряд показателей, среди которых: опыт работы, отзывы предыдущих клиентов, стоимость оказываемых услуг, наличие каких-либо гарантий, вид используемого транспортного средства, возможность оказания комплексных услуг

Стоит обращать внимание на каждую мелочь. Ведь все вещи обязательно должны быть доставлены в целости и сохранности

Очень обидно также будет, если при перевозке будут потеряны важные документы.

Договариваясь с компанией-перевозчиком, стоит обговорить ряд моментов. Прежде всего, сообщается объем перевозимых грузов. Это необходимо для выбора транспортного средства. Кроме того, довольно часто компании интересуются примерным перечнем перевозкой мебели, особенно в тех случаях, когда предусмотрены комплексные услуги, куда входит разборка и сборка мебели.

Обязательно следует обговорить сроки доставки груза. Чем они меньше, тем лучше. Также ряд компаний-перевозчиков оказывают услуги по срочной офисной перевозки, но они обычно стоят дороже.

Если правильно организовать переезд компании в другое помещение, то можно существенно сэкономить денежные средства и потратить минимум времени. И тогда приступить к работе можно будет практически сразу, не доставив неудобства своим клиентам. 

Подводные камни офисного переезда

Знаменитая народная поговорка гласит: «Один переезд равен двум пожарам». Это действительно, правда. Для рядового гражданина переезд оборачивается стрессом и неудобствами, которые он по мере необходимости ликвидирует. Действительно, переезд с одной квартиры на другую, тяжелое занятие. Но, плюс в том, что в течение достаточно продолжительного времени человек может спокойно разбирать свои вещи, расставлять мебель. Его никто не торопит.

Офисный переезд относится совсем к другой категории переездов. Представьте себя на месте директора. Несколько лет устоявшейся жизни, вся оргтехника расставлена по своим местам. Груды бумаг затолканы в архив или кладовку до лучших времен. Столы сотрудников завалены разным привычным скарбом. Вот картина устоявшейся жизни офиса. Кроме того, клиенты по привычке просто захаживают без предварительного звонка. И вдруг переезд.

Переезд – ломка уклада офисной жизни. Смена местонахождения офиса – потеря части клиентов. Это правило без исключений. Правда, можно обзвонить постоянных клиентов и проинформировать о смене местоположения. Но это уже организационный вопрос. Самое главное заключается в быстром переезде и начале функционирования офиса в течение суток.

Как учили советские лозунги, главное – это планирование. В полной мере это применимо к офисному переезду. К переезду необходимо готовиться заранее. В идеале – как только появились первые мысли о смене офисного помещения, можно начинать приводить в порядок архив или старые документы. По опыту, эта работа отнимает львиную долю времени. Также необходимо определиться с тем, какое время отводится для переезда. Лучше всего планировать переезд на окончание рабочей недели. В пятницу все клиенты уже готовятся к выходным, большого потока клиентов в последний рабочий день, как правило, не бывает. Кроме того, предстоящие выходные дни дают дополнительное время для того, чтобы расставить мебель, подключить всю оргтехнику и обустроить рабочие места.

До переезда необходимо решить еще один важный вопрос: следует ли прибегать к помощи специализированных компаний, занимающихся исключительно организацией переездов. Это напрямую зависит от количества сотрудников вашей компании. Небольшие компании со штатом 3-6 человек вполне могут обойтись своими силами. Каждый сотрудник собирает рабочие документы, упаковывает оргтехнику. Старший, назначенный директором, следит за процессом. К моменту переезда можно успеть, все упаковать и спокойно ехать осваивать новый офис.

Куда обратиться для организации офисного переезда

Наш партнер, компания «Перевозкинъ», готов взять на себя все хлопоты и осуществить «переселение» в кратчайшие сроки. Почему это выгодно? Потому что они:

• разберут офисную мебель и упакуют все вещи, в том числе и архивы;
• разместят и зафиксируют технику в машине, чтобы обеспечить ее сохранности при транспортировке;
• оптимально рассчитают пространство для загрузки транспортного средства;
• перевезут и разгрузят имущество по новому адресу;
• расставят все предметы согласно планам заказчика;
• вывезут оставшийся мусор.

В вашем распоряжении грузовые автомобили разной вместительности, необходимое оборудование, опытные сотрудники. И все это по доступным ценам в Москве!

Хотите, чтобы перевозка вещей была легкой и безболезненной? Тогда закажите услуги в компании «Перевозкинъ», позвонив по указанному на сайте номеру телефона.

…ИЛИ ПРЕКРАЩЕНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

Если же работник не согласен на перевод в другую местность вместе с работодателем, то для этого случая трудовым законодательством предусмотрено специальное основание увольнения.

Трудовые отношения прекращаются в соответствии с общим порядком, предусмотренным ст. 841 ТК РФ. Особенность прекращения трудового договора по этому основанию — оформление документов, предшествующих изданию приказа об увольнении.

Так, работодатель по предусмотренной выше схеме уведомляет работника о переезде и предлагает ему перевод в другую местность вместе с работодателем. Отказ работника от такого перевода желательно зафиксировать документально.

Наша организация в целях экономии переезжает в другую местность — из Москвы в Тверскую область, где находятся производственные площадки. Переезд запланирован на лето, когда ожидается традиционный спад на рынке и можно будет без ущерба для производства посвятить несколько недель делам, связанным с таким переездом. Как водится, главная проблема не в том, как перевезти оборудование, продать офис в городе и приобрести офисные помещения в другой местности. Основные сложности ждут нас при решении вопроса о том, какие сотрудники будут готовы ездить на работу в другую местность или поменять в связи с этим место жительства. Недовольных ситуацией и несогласных на переезд достаточно много, будем оформлять увольнения. Как в настоящий момент следует оформить отказ сотрудников от перевода в другую местность вместе с работодателем, чтобы потом не было проблем?

Действительно, во избежание конфликтных ситуаций желательно письменно зафиксировать отказ работника от продолжения работы в вашей организации, переезжающей в другую местность. Как это сделать? В законе на этот счет ничего не сказано, но на практике сложилось несколько вариантов оформления такого отказа.

Во-первых, работник может выразить свое несогласие на перевод в другую местность уже на самом уведомлении (предложении) о переводе, указав, например: «Не согласен на перевод в другую местность вместе с работодателем», и далее поставив свою личную подпись и дату.

Или, если с момента получения уведомления (предложения) о переводе уже прошло какое-то время, работник может обратиться к работодателю с письменным заявлением, в котором укажет, что отказывается от перевода в другую местность. Помните, что объяснять причины принятия такого решения работник не обязан.

Далее работодатель издает приказ об увольнении работника по основанию, предусмотренному по п. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, в связи с отказом работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем. Для оформления увольнения коммерческие организации с 1 января 2013 г. применяют собственные формы приказов. На основании приказа в трудовую книжку работника вносится запись об увольнении (приложение 3).

Обратите внимание: помимо всех денежных сумм, которые причитаются работнику в связи с увольнением (неполученная заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск), работнику должно быть выплачено выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка (ст. 178 ТК РФ)

Основные тонкости организации офисного переезда

При подготовке к офисному переезду необходимо уделить внимание следующим вопросам:

• Оповещение сотрудников. Работников офиса стоит предупредить о мероприятии заблаговременно, определив точную дату. Это поможет последним подтянуть дела, собрать личные вещи и при необходимости подготовиться к выходу на работу во внеурочный час.
• Тщательный осмотр нового офиса и близлежащей территории. В ходе данного процесса нужно составить план размещения мебели, рабочих мест, архивов и т.д. При обзоре подъездных путей можно выявить наиболее удобные варианты выгрузки вещей и их перемещения.
• Составление подробного плана переезда. Здесь должны быть описаны все этапы мероприятия, список работ, перечень имущества, указаны ответственные лица.
• Покупка упаковочных материалов. Коробки, листовой картон, пупырчатая пленка, стрейч-пленка, скотч – все это поможет упорядочить вещи, защитить их от порчи и повреждений, обеспечить удобную погрузку и перевозку.
• Оповещение клиентов компании. СМС-рассылка и/или отправка электронных писем с указанием нового адреса и телефонных контактов поможет избежать неприемлемых ситуаций, чреватых потерей постоянных покупателей или заказчиков.

При ограниченных временных рамках, большом объеме работ и прочих неординарных обстоятельствах стоит заказать офисный переезд в Москве под ключ. Его специфика заключается в том, что все этапы работ осуществляются наемными работниками – организаторами, грузчиками, перевозчиками. Главное преимущество профессионального переезда – выполнение мувинга без остановки предпринимательской деятельности. Достигается это благодаря тому, что перевозка имущества осуществляется в ночное время или на выходных. Сотрудники фирмы не привлекаются к дополнительным работам.

Как правильно упаковать перевозимую технику

Здесь все достаточно просто. Каждому работнику выделяется несколько картонных коробок. Работник упаковывает всю оргтехнику, которой пользуется на своем рабочем месте. Обязательно нужно подписать, в какой коробке находится техника, в какой – документы. Упаковки с оргтехникой лучше всего пометить надписью «Не кантовать». Общие документы и архив можно просто разложить по коробкам, пронумеровав их по годам или номерам. Это делает либо сотрудник, ответственный за делопроизводство, либо все сотрудники сообща.

Если часть офисной мебели разбирается, то все разборные детали упаковываются в картонные коробки и подписываются. Это нужно для того, чтобы не терять лишнее время на поиски деталей после переезда.

Особое внимание нужно уделить перевозке офисной посуды и различных хрупких предметов. Все стеклянные и керамические предметы необходимо тщательно обернуть бумагой и упаковать в коробки

Лучше всего держать эти коробки в поле зрения во время погрузки. Грузить их нужно в последнюю очередь. Обязательно сделать на коробках пометку о том, что их не следует переворачивать и ронять.